就業規則とは、労働時間や賃金、人事・服務規律など、労働条件や待遇の基準、従業員が守らなければならない規律を具体的に定めた職場の規則です。近年増えているのが、休職・復職、特にメンタルヘルス疾患による休職・復職に関する規則が不十分で、トラブルに発展するケースです。トラブルを未然に防止するために、休職に対応できる就業規則になっているか見直してみましょう。

トラブル防止のために、就業規則に休職・復職規定を盛り込もう

就業規則とは、経営側と従業員が共に理解している「職場全体のルール」です。労働時間や賃金、人事・服務規律など、労働条件や待遇の基準、従業員が守らなければならない規律などを具体的に定めた職場の規則のことを指します。

近年、特にメンタルヘルス疾患による休職・復職が増えており、就業規則がそれに対応していないことで、トラブルになるケースが目立ちます。

就業規則を見直してみましょう。休職・復職の規定がありますか？メンタルヘルス疾患による休職・復職にも対応できる規則になっているでしょうか？

休職・復職については、就業規則に必ずしも定めておく事項ではありませんが、トラブル防止のために、しっかり定めておくことをおすすめします。

就業規則を改定する際の10のポイント

まずは、自社の就業規則が休職・復職に対応しているか確認しましょう。

確認、改訂のポイントは以下になります。

1. 休職制度の対象従業員の範囲
2. 休職期間と勤続年数
3. 休職命令・受診命令が発令できるか
4. 休職期間の賃金
5. 休職期間の勤続年数
6. 退職金の算定基礎への参入
7. 休職期間満了時の取り扱い
8. 復職時の手続き
9. 復職時の産業医や会社の指定する医師の意見書の必要性
10. 本人の協力を盛り込むこと

就業規則に休職・復職規定を盛り込むポイントについて、具体的な内容を確認しましょう。    

1.休職制度の対象従業員の範囲

休職制度の対象者を決めましょう。試用期間や勤続が1年未満の従業員は休職制度の対象外の職場もあります。

また、体調不良の際の休職には「診断書の提出が必要」と明記する必要があります。休職はいわば、急な病気やケガで仕事ができなくなったとしても、すぐに辞めなくてすむように作られた猶予期間です。会社は従業員の休職理由を確認する必要があります。

例えば従業員がメンタル不調を理由に、休職を申し出てきたとします。使用者が診断書の提出を求めたものの、従業員に提出を拒まれた場合、使用者は労働が本当にメンタル不調であるかを確認することができないままに出勤しない状態が続くことになります。休職規定にある休職事由に該当するかどうか、本人の申し出だけでは確認できません。休職に入るタイミングで提出できないときは理由を確認し、提出を促す必要があります。

2.休職期間と勤続年数

休職の期間は法で決められていないため、就業規則に定められた期間になります。就業年数によって休職期間に差を設けている企業が多いようです。

一般的には、主治医の診断書で必要とされる期間を休職期間としていますが、復職までにさらに療養が必要ということであれば就業規則の上限まで延長して休職することができます。

従業員が復職してすぐに休職し、休職復職を繰り返す例も想定されます。そのため、「復職から〇カ月以内に同一または類似の理由で再休職する際は、休職期間を復職前の休職と通算する」など、休職期間は通算する旨の規定を設けた方がいいでしょう。そのような取り決めがない場合、原則として新たな休職期間が発生することになります。

3.休職命令・受診命令が発令できるか

遅刻や欠勤を繰り返している従業員が、受診を拒むケースや、休職を希望しないケースが想定されます。一定日数の欠勤で、受診命令、休職命令をすることができる旨を明記しましょう。規定がなければ、本人が申し出ない限り、受診や休職をさせることができないまま、遅刻や欠勤が繰り返され、業務への支障が発生し続ける可能性があります。

受診して何も問題がなければ、遅刻や欠勤は病気が影響しているわけではないということが分かります。本人の申し出だけでなく、医師に診察をして判断してもらう必要があります。

4.休職期間の賃金

休職した場合の給与については、就業規則で定めることができます。

一切支給しない職場もありますし、一定期間は満額支給して、その後徐々に減らし、最終的に無給する職場もあります。

5.休職期間の勤続年数

休職期間が勤続年数に含むか、含まないかを明記しましょう。

6.退職金の算定基礎への参入

休職期間が退職金の算定基礎に参入するか、しないかを明記しましょう。

7.休職期間満了時の取り扱い

休職期間が満了しても復職できない場合にどうするのか、就業規則に定めた方がいいでしょう。自動的に退職とする企業が多いようですが、解雇とする企業もあります。

8.復職時の手続き

休職制度は、休職の事由が消滅すれば復帰することが前提の制度です。   

私傷病の療養のための休職の場合、仕事ができる状態になれば休職の事由が消滅し、職場復帰することになります。

休職の事由が消滅したかどうかは、本人が主治医の診断書などを提出するほか、産業医や会社の指定する医師の面談で会社が判断します。復職が可能と判断された場合は、一定期間勤務時間を短縮する時短勤務や残業の制限などの就業制限を実施しながら少しずつ職場に慣れていくようにする職場が一般的です。

9.復職時の産業医や会社の指定する医師の意見書の必要性

復職にあたり、休職者が産業医面談を拒むケースも考えられます。

復職には、産業医の意見書が必要だということを明記しておいた方がいいでしょう。ただ、産業医と休職者との相性が悪い場合もあります。リスクを避けるために会社の指定する医師でも良い旨を書いておきましょう。

10.本人の協力を盛り込むこと

復職の際の判断や、復職後の配慮事項などについて主治医から意見をもらいたいという場合に、本人の同意や協力が必要になることがあります。本人のための面談ですので、会社の要請があった場合には協力するという内容を入れておくことをお勧めします。

就業規則に休職・復職規定を盛り込むポイントについて確認できましたか？

トラブル発生を事前に防ぐためにも、就業規則の作成は専門家に監修してもらうことをおすすめします。

（監修：特定社会保険労務士　舘野聡子）

関連記事：「社労士が語る「休職・復職」の実務に対応するためのポイント」

＜続けて読みたい＞