就業規則の作成手順は?罰則はあるの?よくある疑問を解説


会社のルールである就業規則。従業員の数が増えると、作成しなくてはいけないタイミングがやってきます。

就業規則を新しく作成する場合、または、今ある就業規則を変更する場合のよくある疑問を解説します。



<目次>

Q1 就業規則って何?

Q2 就業規則の作成が義務になるのはいつから?

Q3 就業規則を作成しないと罰則はあるの?

Q4 就業規則に入れる必須項目とは?

Q5 就業規則のひな形はあるの?

Q6 パートタイマ―用の就業規則は別に作成するべき?

Q7 業種によって就業規則の内容に違いがあるの?

Q8 就業規則作成に関する手続きは?

Q9 労働者代表はどう選ぶの?

Q10 意見聴取で労働者代表からの賛同が得られなかった場合は?

Q11 就業規則の作成は外部に委託できるの?

Q12 就業規則の内容により起こりうるトラブルは?


Q1 就業規則って何?


就業規則とは、労働時間や賃金、人事・服務規律など、労働条件や待遇の基準、労働者が守らなければならない規律などを具体的に定めた職場の規則です。

就業規則を作成していないことが原因で、職場のトラブルに発展するケースは少なくありません。

経営側と労働者で、労働条件や職場で守るべきルールについての理解が異なると、トラブルが発生しがちです。

トラブルを未然に防止するために欠かせない、経営側と労働者が共に理解している「職場全体のルール」が、就業規則になります。


Q2 就業規則の作成が義務になるのはいつから?


常時10人以上の労働者を使用する場合、使用者は労働基準法第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければなりません。

この「常時10人以上」の労働者には、正社員はもちろん、パート、嘱託、契約社員なども含めてカウントします。雇用形態や契約期間の定めの有無はありません。

派遣社員については、派遣先の職場の「常時使用する労働者」の範囲には含まれません。


また、就業規則の作成は、企業単位ではなく事業場単位で必要です。

常時使用する労働者が9人以下の場合は、作成は義務付けられていませんが、就業規則を作成し、労働条件などを明確にしておくことは、トラブル防止につながります。

Q3 就業規則を作成しないと罰則はあるの?


労働基準法では、第89条の規定に違反した者は、「30万円以下の罰金に処する」と定められています。(第120条)

第89条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

就業規則を作成すること、届けることをしなければ30万円以下の罰金、という意味です。

では、就業規則に記載しなければならない「次に掲げる事項」=必須項目とは何でしょうか。


Q4 就業規則に入れる必須項目とは?


就業規則に記載する内容には

・必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項)

・会社で独自に定めている場合には、記載しなければならない事項(相対的必要記載事項)

・任意に記載する事項

があります。それぞれの項目は次の通りです。


必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項)


 ≪労働時間関係≫
   ① 始業・終業の時刻
   ② 休憩時間
   ③ 休日
   ④ 休暇
   ⑤ 交替制の場合には就業時転換に関する事項


 ≪賃金関係≫
   ① 賃金の決定、計算
   ② 賃金の支払の方法
   ③ 賃金の締切り・支払いの時期
   ④ 昇給に関する事項

 
≪退職関係≫
    退職に関する事項(解雇の事由を含む)

当該事業場で定めをする場合に記載しなければならない事項(相対的必要記載事項)

 ≪退職手当関係≫
   適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払いの方法退職手当の支払いの時期

 ≪臨時の賃金・最低賃金額関係≫
   臨時の賃金など(退職手当を除く)、最低賃金額

 ≪費用負担関係≫
   労働者に食費、作業用品その他の負担をさせることに関する事項

 ≪安全衛生関係≫
   安全・衛生

 ≪職業訓練関係≫
   職業訓練

 ≪災害補償・業務外の傷病扶助関係≫
   災害補償、業務外の傷病扶助

 ≪表彰・制裁関係≫
   表彰・制裁の種類・程度

 ≪その他≫
   事業場の全労働者に適用されるルールに関する事項

任意に記載する事項

 就業規則の制定趣旨、経営理念など


ちなみに、健康診断の実施や休職・復職に関する項目、安全衛生委員会についてなどは相対的必要記載事項ですが、定めておくことが望ましいです。

また、ストレスチェックも相対的必要記載事項に含まれます。


Q5 就業規則のひな形はあるの?


就業規則を作成する際、参考にしたいのは、厚生労働省が公開する「モデル就業規則」です。

平成30年(2018年)1月現在施行されている労働基準法などの規定に基いて、就業規則の例を解説とともに示しています。

モデル就業規則に盛り込まれている目次を見てみましょう。


第1章 総則
第2章 採用、異動等
第3章 服務規律
第4章 労働時間、休憩及び休日
第5章 休暇等
第6章 賃金
第7章 定年、退職及び解雇
第8章 退職金
第9章 安全衛生及び災害補償
第10章 職業訓練
第11章 表彰及び制裁
第12章 無期労働契約への転換
第13章 公益通報者保護
第14章 副業・兼業


それぞれの章には、より詳しい項目が定められています。

例えば、

第2章 採用、異動等 には

第4条(採用手続)
第5条(採用時の提出書類)
第6条(試用期間)
第7条(労働条件の明示)
第8条(人事異動)
第9条(休職)

を示し、それぞれに具体的な規定例を記載しています。

ただし、これはあくまでモデル例です。

事業場の実態に合った内容になるよう、労働時間や賃金、規律などの内容を十分検討してください。

厚生労働省「モデル就業規則について」


Q6 パートタイマ―用の就業規則は別に作成するべき?


パートタイマーを雇っている場合、就業規則で適用除外にしていないと正社員向けの規則がパートタイマーにも適用されることになります。

通常の労働者の就業規則の中でパートタイム労働の場合の取り扱いを規定するか、パートタイマーについては、別の就業規則を作成します。

厚生労働省は、パートタイム労働者就業規則の規定例も示しています。


また、パートタイマ―に関する事項について就業規則を作成したり、変更したりする場合には、

パートタイマーを含む全労働者代表の意見を聞くことに加え、その事業場で雇用するパートタイマーの過半数を代表すると認められる者の意見を聞くように努めなければなりません


Q7 業種によって就業規則の内容に違いがあるの?


就業規則は、使用者が「労働者にどのように働いてもらいたいか」を示したものです。

業種によって、というよりも、企業や事業場によってそれぞれ異なると思っていいでしょう。

ひな形や業種にとらわれず、労働時間や勤務体制、繁忙期、休日や休暇など、企業や事業場の実態に沿った就業規則を作成しましょう。


Q8 就業規則作成に関する手続きは?


作成・変更のための手続きは、以下の4つです。


① 就業規則の作成・変更
② 労働者代表の意見聴取
③ 所管の監督署へ届け出
④ 労働者への周知


① 就業規則の作成・変更

使用者が就業規則を作成・変更します。


② 労働者代表の意見聴取

就業規則を作成・変更する際は、労働者の過半数で組織される労働組合、または過半数の労働者を代表する者の意見を聞きます。

労働者代表の意見を記載し、署名又は記名押印をした「意見書」の作成も必要になります。


また、Q6 パートタイマ―用の就業規則は別に作成するべき?

でもご紹介したように、パートタイマーの就業規則を別で作る場合には、パートタイマーを含む全労働者代表に加えて、パートタイマーの過半数を代表する者の意見も聞くことが望ましいです。


③ 所管の監督署へ届け出

所轄の監督署に、就業規則と意見書をあわせて提出します。


④ 労働者への周知

就業規則は労働者に周知し、いつでも見られる状態にしておきます。

周知は、次のいずれかの方法で行うことが、労働基準法で定められています。


① 常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
② 書面で労働者に交付する
③ 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する


Q9 労働者代表はどう選ぶの?


Q8の手続きで触れましたが、就業規則を作成・変更する際は、労働者の過半数で組織される労働組合、または過半数の労働者を代表する者(過半数代表者)の意見を聞かなければなりません

過半数代表者はどのように選べばいいのでしょうか。

過半数代表者は、「事業場全体の労働時間等の労働条件の計画・管理に関する権限を有する者など、管理監督者ではないこと」とされています。

使用者の指名ではなく、投票・選挙などの民主的な手続きによって公正に選びます。


Q10 意見聴取で労働者代表からの賛同が得られなかった場合は?


では、労働者代表が、就業規則の内容に反対した場合はどうなるのでしょうか。

結論から言うと、意見書の内容は、賛成であっても反対であっても就業規則の効力に影響はありません

就業規則の作成・変更の手続きに必要なのは、あくまで労働者側の意見を聞くということだけで、同意までは求められていないためです。

また、労働者代表が意見書を出さない場合でも、意見を聞いたことが客観的にわかる場合は、労基署では受理されるようになっています。


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Q11 就業規則の作成は外部に委託できるの?


さまざまな法律事務所社会保険労務士事務所などが、就業規則の作成を受託しています。

就業規則は、労働基準法など法律との関係が深いため、作成は弁護士や社労士などの専門家に委託するのがおすすめです。

法律に違反していないか、法改正が反映されていない内容になっていないか、など専門家の視点から監修や確認をしてもらいましょう。

また、法律面だけクリアしても安心はできません。

せっかく作った就業規則が、想定してない落とし穴があったり、情報量が足りないために労使間のトラブルに対応できない内容だったりすることは珍しくないからです。

就業規則の作成を委託する際は、作成の経験が多い専門家を選ぶ方がいいでしょう。


Q12 就業規則の内容により起こりうるトラブルは?


就業規則の内容が不十分な場合、労使間でのトラブルの原因になります。


ここで紹介するのは、メンタル不調による休職の事例です。

休職については必ずしも定めておく必要はありませんが、多くの企業が定めています。


ある労働者がメンタル不調により、休職を申し出てきました。
使用者は診断書の提出を求めましたが、労働者に提出を拒まれました。
就業規則を確認すると、体調不良の際の休職には「診断書の提出が必要」という規定がありません。
使用者は、労働が本当にメンタル不調であるかを確認することができないまま、休職を認めることになります。


また、労働者が復職してすぐにまた休職に至る例も想定されます。


ある労働者が定められた期間いっぱい休職し、復職して半月で、再度休職を申し出てきました。
就業規則には、「復職から〇か月以内に同一または類似の理由で再休職する際は、休職期間を復職前の求職と通算する」という規定を設けていませんでした。
その労働者は、復職前と同じく定められた休職期間を再度休めることになります。


このようにトラブルには事前に想定できるものもあります。

発生を事前に防ぐためにも、就業規則の作成は専門家に監修してもらうことをおすすめします。


また、メンタルヘルス問題と就業規則の整備については、11月9日に名古屋で開催する人事労務担当者向けの無料セミナー「メンタルヘルス対策を実践するために」で、社労士が解説します!




以上、就業規則を作成する際のよくある疑問についてまとめました。

安心して働ける職場づくりのための参考にしていただけると幸いです。


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