年次有給休暇管理簿はどのように作成すればいい?

働き方改革関連法施行により、年次有給休暇が年10日以上付与される労働者に、年間5日間の年休を取得させることが使用者の義務になりました。また、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成しなければなりません。年次有給休暇管理簿の作成手順を確認しましょう。

厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」

企業には労働者ごとの年次有給休暇管理簿の作成が義務付けられている

2019年4月に施行された働き方改革関連法で、年10日以上有給休暇が付与される労働者に年間5日間の年次有給休暇を取得させることが使用者に義務付けられました。


目的は、年次有給休暇の取得促進です。

年次有給休暇は、労働者の心身のリフレッシュを図るための制度です。原則として、労働者が請求する時季に与えるものですが、労働者が気兼ねしたり、ためらったりして請求しにくいという課題がありました。このため、労働基準法が改正され、使用者側に労働者の年次有給休暇取得が義務付けられたのです。


また、労働基準法施行規則第24条の7には、使用者は有給休暇を与えたときに、年次有給休暇管理簿を作成しなければならない旨が規定されています。


年次有給休暇管理簿とはどのような書類なのでしょうか?

年次有給休暇管理簿には、基準日、日数、時季を明記する

年次有給休暇管理簿とは、その名の通り、労働者ごとに年次有給休暇の取得状況を管理する書類です。

①有給休暇の「基準日」

②有給休暇の「日数」

③有給休暇の「時季」

を明らかにする必要があります。

基準日

労働者に年次有給休暇取得日数を付与した日を基準日とします。

使用者は労働者が雇い入れの日から6カ月間継続勤務し、その6カ月間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。このことから、基準日は雇い入れの日から6カ月後になる場合が多いですが、企業によっては雇い入れの日から6カ月が経過するより前に年次有給休暇を付与している場合もあります。自社の付与日のルールを確認しましょう。

また、基準日が2つ存在する場合には、2つの基準日を記載する必要があります。

例:入社から半年後の2018/10/1に10日以上の年次有給休暇を付与し、翌年度以降は全社的に起算日を統一するため、2019/4/1に年次有給休暇を付与した場合、基準日は2018/10/1と2019/4/1になる。


日数

基準日から1年以内の年次有給休暇取得日数を記載します。基準日が2つ存在する場合は、1つ目の基準日から2つ目の基準日の1年後までの期間の年次有給休暇取得日数を記載します。

例:入社から半年後の2018/10/1に10日以上の年次有給休暇を付与し、翌年度以降は全社的に起算日を統一するため、2019/4/1に年次有給休暇を付与した。その場合、2018/10/1~2020/3/31の年次有給休暇取得日数を記載する。


時季

労働者が、年次有給休暇を実際に取得した日付です。

厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」

企業は年次有給休暇管理簿を3年間保存しなければならない

年次有給休暇管理簿は、労働者ごとに①有給休暇の「基準日」、②有給休暇の「日数」、③有給休暇の「時季」が明記されていれば、決められたフォーマットはありません。さまざまな労働局や社労士事務所がウェブサイト上でテンプレートを公開していますので、要件を満たしているものについては、活用してもいいでしょう。

労働者名簿または賃金台帳と合わせて作成することも可能です。必要なときにいつでも出力できる仕組みであれば、システム上で管理することも問題ありません。

また、労働基準法施行規則第24条の7によると、年次有給休暇管理簿は、年次有給休暇を与えた期間中と当該期間の満了後3年間保存しなければなりませんので、気を付けましょう。


使用者は、この年次有給休暇管理簿を通じて、年次有給休暇の取得状況を把握することができます。取得状況を労働者とその上司に周知し、取得が進んでいない労働者に対して、上司が業務負担の軽減を図るなど労務管理上の工夫を行いましょう。


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