【フォーマット紹介】衛生委員会「議事録」のキホン。保管期限・周知を解説

2020-10-22 (更新：2021-10-22)サンポナビ編集部産業医

最終更新日：2020年10月22日

衛生委員会を開催する際、議事録を作成する必要があります。

また、作成した議事録は適切に周知・保管することも求められます。

本記事では「適切な議事録の取り扱い方法」と作成者の負担を減らす「議事録フォーマット（テンプレート）の紹介」について解説します。

衛生委員会の「議事録」適切な取り扱いの方法

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衛生委員会を開催したら「議事録」を作成する必要があります。

議事録を作成することは職場の健康課題の把握にもつながり、適切な産業保健活動には欠かせないものです。

それだけでなく、労働基準監督署の立ち入り検査（臨検）があった場合には、必ず衛生委員会の議事録がチェックされることになりますので、議事録はしっかり作成しましょう。

次に、作成した議事録の保管期限と保管方法についてです。

衛生委員会の議事録は、適切に作成したうえで「３年間」保管しておくことが法で定められています（安衛則23条４項）。

なお、議事録は電子データとして保管しておくことも可能です。

衛生委員会で審議した内容については、必ず従業員に周知します（安衛則23条３項）。

その際にも、議事録を適切に作成しておくことがポイントとります。

また、周知の方法については、事業場内の見やすい場所などに掲示することや、従業員に書面を交付する方法があります。

そのほかにも、社内イントラネットで公開・共有する、社内メールで周知することも良いでしょう。

議事録に記載しておく主な内容は、おおよそ以下のようなものになります。

確認しておきましょう。

●議事録に記述する主な事項

・委員会が開催された日付や場所

・出席者の名前や人数

・労働災害発生報告、安全衛生パトロール報告、各部門のリスクアセスメント活動報告等

・産業医からのコメント、アドバイス

・次月の開催予定日時　など

衛生委員会の議事録は「必ずこれを使ってください」という書式は存在しません。

ですので、社内で自作したものを使用することも出来ますし、インターネット上でダウンロードできるフォーマット（テンプレート）をダウンロードして使うこともOKです。

ただし、フォーマットをダウンロードして使う際には、記入事項が適切なものを選択することが大切になります。

特におすすめなのが、産業保健サービスを展開するエムステージにて提供している衛生委員会の議事録のフォーマット（画像）です。

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