最終更新日：2023年5月16日

衛生委員会を開催・実施した後は、議事録を作成する必要があります。そして、作成した議事録は適切に周知・保管することもルールとして定められています。

本記事では、衛生委員会の基本的な事項をはじめ「適切な議事録の取り扱い方法」と作成者の負担を減らす「議事録フォーマット（テンプレート）の紹介」について紹介しています。

衛生委員会の実施に関するルールと議事録の作成項目例

衛生委員会の実施目的は、従業員の安全・健康確保

衛生委員会の実施・開催の目的は、従業員の労働災害を防止することや、健康の保持増進を目指しています。

衛生活動は労働者と使用者が適切に連携して取り組むことが重要であり、衛生委員会はその協議の場として有効的に活用することが求められています。

衛生委員会は、一般的に月１回程度のペースで開催され、会の中では長時間労働者や休職者の発生状況などを報告します。

その他、「衛生講話」も衛生委員会の中で行われることが多く、けがや病気の予防について、産業医が時宜に合ったテーマをもとに解説することが多いです。

衛生委員会「議事録」の主な作成項目

続いて衛生委員会の議事録を作成する上で、主に記載すべき事項について紹介します。議事録では、事業場における現状を記載することと、衛生委員会で討議した内容等を記載することが必要です。

〈基本項目の例〉

• 会社名
• 事業所
• 議事録記入者
• 開催場所　等

〈事業場の状況に関する項目例〉

• 長時間労働者（80時間／100時間超）
• 前月休職者数
• 前月労災件数
• 通常健診受診率　等

〈産業医からのコメントおよび審議事項等の例〉

• 審議項目
• 改善項目
• 産業医講話
• 次回の申し送り事項　等

衛生委員会の「議事録」保管期限・周知のルール

労基署立ち入りの際、必ず確認されるのが「衛生委員会の議事録」

衛生委員会を開催したら「議事録」を作成する必要があります。

議事録を作成することは職場の健康課題の把握にもつながり、適切な産業保健活動には欠かせないものです。

それだけでなく、労働基準監督署の立ち入り検査（臨検）があった場合には、必ず衛生委員会の議事録がチェックされることになりますので、議事録はしっかり作成しましょう。

衛生委員会の議事録、保管期間は「３年間」

次に、作成した議事録の保管期限と保管方法についてです。

衛生委員会の議事録は、適切に作成したうえで「３年間」保管しておくことが法で定められています（安衛則23条４項）。

なお、議事録は電子データとして保管しておくことも可能です。

衛生委員会の審議事項は従業員に「周知」する

衛生委員会で審議した内容については、必ず従業員に周知します（安衛則23条３項）。

その際にも、議事録を適切に作成しておくことがポイントとります。

また、周知の方法については、事業場内の見やすい場所などに掲示することや、従業員に書面を交付する方法があります。

そのほかにも、社内イントラネットで公開・共有する、社内メールで周知することも良いでしょう。

衛生委員会「議事録フォーマット（テンプレート）」活用法

衛生委員会の議事録に記載する事項とは

議事録に記載しておく主な内容は、おおよそ以下のようなものになります。

確認しておきましょう。

●議事録に記述する主な事項

・委員会が開催された日付や場所

・出席者の名前や人数

・労働災害発生報告、安全衛生パトロール報告、各部門のリスクアセスメント活動報告等

・産業医からのコメント、アドバイス

・次月の開催予定日時　など

無料ダウンロードできる衛生委員会の「議事録フォーマット」を活用する

衛生委員会の議事録は「必ずこれを使ってください」という書式は存在しません。

ですので、社内で自作したものを使用することも出来ますし、インターネット上でダウンロードできるフォーマット（テンプレート）をダウンロードして使うこともOKです。

ただし、フォーマットをダウンロードして使う際には、記入事項が適切なものを選択することが大切になります。

特におすすめなのが、産業保健サービスを展開するエムステージにて提供している衛生委員会の議事録のフォーマット（画像）です。

エムステージの衛生委員会「議事録フォーマット」

こちらの議事録フォーマットは、基準を満たしており、初心者にも使いやすくまとまっています。

エムステージの公式ホームページで無料ダウンロード後にすぐに使えるWordのデータですので、人事・総務・衛生担当者の方はぜひ試してみてください。

●「議事録テンプレート」のダウンロードページはこちら

また、議事録テンプレートのほかにも「はじめての衛生管理者ガイドブック」など、産業保健業務に役立つ資料は以下のリンクからご確認いただけます。資料ダウンロードは無料ですのでお気軽にお役立てください。

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