【フォーマット紹介】衛生委員会「議事録」のキホン。保管期限・周知を解説

最終更新日:2020年10月22日

衛生委員会を開催する際、議事録を作成する必要があります。

また、作成した議事録は適切に周知・保管することも求められます。

本記事では「適切な議事録の取り扱い方法」と作成者の負担を減らす「議事録フォーマット(テンプレート)の紹介」について解説します。

目次[非表示]

  1. 1.衛生委員会の「議事録」適切な取り扱いの方法
    1. 1.1.労基署立ち入りの際、必ず確認されるのが「衛生委員会の議事録」
    2. 1.2.衛生委員会の議事録、保管期間は「3年間」
    3. 1.3.衛生委員会の審議事項は従業員に「周知」する
  2. 2.衛生委員会「議事録フォーマット(テンプレート)」をダウンロードして活用
    1. 2.1.衛生委員会の議事録に記載する事項とは
    2. 2.2.無料ダウンロードできる衛生委員会の「議事録フォーマット」を活用する


衛生委員会の「議事録」適切な取り扱いの方法

ステップアップ1000

労基署立ち入りの際、必ず確認されるのが「衛生委員会の議事録」

衛生委員会を開催したら「議事録」を作成する必要があります。

議事録を作成することは職場の健康課題の把握にもつながり、適切な産業保健活動には欠かせないものです。

それだけでなく、労働基準監督署の立ち入り検査(臨検)があった場合には、必ず衛生委員会の議事録がチェックされることになりますので、議事録はしっかり作成しましょう。


衛生委員会の議事録、保管期間は「3年間」

次に、作成した議事録の保管期限と保管方法についてです。

衛生委員会の議事録は、適切に作成したうえで「3年間」保管しておくことが法で定められています(安衛則23条4項)。

なお、議事録は電子データとして保管しておくことも可能です。


衛生委員会の審議事項は従業員に「周知」する

衛生委員会で審議した内容については、必ず従業員に周知します(安衛則23条3項)。

その際にも、議事録を適切に作成しておくことがポイントとります。

また、周知の方法については、事業場内の見やすい場所などに掲示することや、従業員に書面を交付する方法があります。

そのほかにも、社内イントラネットで公開・共有する、社内メールで周知することも良いでしょう。


衛生委員会「議事録フォーマット(テンプレート)」をダウンロードして活用

衛生委員会の議事録に記載する事項とは

議事録に記載しておく主な内容は、おおよそ以下のようなものになります。

確認しておきましょう。

●議事録に記述する主な事項

・委員会が開催された日付や場所

・出席者の名前や人数

・労働災害発生報告、安全衛生パトロール報告、各部門のリスクアセスメント活動報告等

・産業医からのコメント、アドバイス

・次月の開催予定日時 など


無料ダウンロードできる衛生委員会の「議事録フォーマット」を活用する

衛生委員会の議事録は「必ずこれを使ってください」という書式は存在しません。

ですので、社内で自作したものを使用することも出来ますし、インターネット上でダウンロードできるフォーマット(テンプレート)をダウンロードして使うこともOKです。

ただし、フォーマットをダウンロードして使う際には、記入事項が適切なものを選択することが大切になります。

特におすすめなのが、産業保健サービスを展開するエムステージにて提供している衛生委員会の議事録のフォーマット(画像)です。

衛生委員会議事録サンプル

エムステージの衛生委員会「議事録フォーマット」


こちらの議事録フォーマットは、基準を満たしており、初心者にも使いやすくまとまっています。

エムステージの公式ホームページで無料ダウンロード後にすぐに使えますので、人事・総務・衛生担当者の方はぜひ試してみてください。

「議事録テンプレート」のダウンロードページはこちら(株式会社エムステージのサイトにリンクします)。

衛生委員会の「議事録」に関するポイントは確認できましたか?

「衛生委員会をこれから設立する」

「産業医の選任もこれから」

という読者の方には、エムステージが提供している「産業医選任まるわかりガイドブック」もおすすめですので、あわせてチェックしておくとよいでしょう。




サンポナビ編集部

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